La comunicación externa en la organización de eventos

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La comunicación externa en la organización de eventos

Un evento no es un acontecimiento que sólo implica a los que asisten al mismo y al equipo organizador. En la actualidad, el evento puede interesar a muchas más personas de las que asisten y, abrirlo a través de las nuevas tecnologías te posibilita llegar a un público más extenso. Además, nunca has de olvidarte de la prensa, bloggers, redes sociales, etc. que te permitirán darlo a conocer.

La comunicación externa

Por comunicación externa has de entender las actividades llevadas a cabo para informar, en todo momento, a la prensa, a los no asistentes de evento (y hasta cierto punto también a los que asistan), bloggers, redes sociales, etc. de todo lo que vaya pasando en la celebración.

Se puede dividir la comunicación externa en tres: previa al evento, en el propio evento, y a la finalización del mismo.

Comunicación externa previa al evento

En este caso englobaría a todo aquel interesado en obtener información del evento así como en informar de la celebración. Se realizan notas de prensa, publicaciones en redes sociales y envío de mails para las personas interesadas con el objeto de que puedan asistir o de hacer que otros se enteren del evento.

Comunicación en el propio evento

Este tipo de comunicación comenzaría desde el minuto cero informando de todo lo que va aconteciendo, de ponencias, preguntas, detalles más significativos, etc.

Para ello, se suelen utilizar principalmente las redes sociales, bien creando un hastag que los usuarios puedan usar, bien hablando a través de las redes oficiales de todo lo que va pasando. Conviene siempre acompañarlo de fotos o vídeos que ilustren lo que va ocurriendo.

Comunicación tras la finalización del evento

De nuevo atañe más a la prensa, redes sociales y bloggers ya que se trataría sobre todo de conceder entrevistas sobre la satisfacción del evento, notas de prensa sobre las conclusiones que se han sacado (con estadísticas y datos que avalen el éxito), e información en caso de que se decida hacer un segundo evento.

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