Planificación previa a un evento

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Planificación previa a un evento

Organizar un evento no significa que, previo al día en que se celebra, no haya que planificar una serie de puntos importantes con los cuales llegar a tener éxito en el mismo ya que el evento requiere de una preparación previa para que salga bien.

Los preparativos y la planificación de un evento conllevan varios pasos que dependerán en gran medida del tipo de evento que se vaya a organizar. Sin embargo, sí que hay algunos que son generales en cualquier tipo de acontecimiento.

La planificación previa a un evento

A la hora de planificar un evento antes de que éste se lleve a cabo, has de contar con lo siguiente:

  • Saber cuáles son los objetivos. Es decir, tienes que conocer qué tipo de evento se va a llevar a cabo y qué objetivo u objetivos tienes en mente de tal manera que podrás cumplir con los mismos organizando en base a eso que intentas conseguir.

  • Conocer los asistentes que acudirán. No sólo personas que irán como oyentes, sino también ponentes del evento. Has de confirmar que acudirán y tener un plan en caso de que alguna persona que sea importante y de la que dependa parte de la organización del evento, pueda fallarte.

  • Definir el programa del evento. Si el evento es una ponencia, deberás informar antes a los asistentes de qué charlas se darán y el horario de las mismas; igualmente también los ponentes deben estar informados para prepararse y acudir al evento en ese momento si no se quedan durante el mismo.

  • Preparar los materiales y elementos necesarios. Hablamos de ordenadores, pantallas de televisión, etc. que pueden ser necesarias para los eventos. Por ejemplo, si se quiere mostrar algo de un ordenador a una pantalla amplia.

De esta forma, tendrás el evento mejor organizado y controlado aunque nunca está de más prepararse por si hay imprevistos.

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